David Mondragón T. Es ingeniero industrial y de sistemas con maestría en ingeniería por el Tecnológico de Monterrey.Es consultor de mejores prácticas tecnológicas y de gestión del servicio, así como diferentes métodos, técnicas de planeación, operación y gestión de negocio; cuenta con diversas certificaciones nacionales e internacionales,ha trabajado en el campo de la consultoría que es su especialidad desde el 2003 ala fecha. Actualmente colabora como consultor senior en Mateos Consultores.
Con el paso de los años, una de las prácticas comunes que aún se observan en las organizaciones, al momento de definir e integrar los equipos de trabajo para los proyectos, es la poca atención y cuidado que se presta al proceso de designación de los responsables del proyecto, así como de los miembros de los diversos equipos de trabajo (concepto que llamaremos en lo sucesivo como “equipo de proyecto”).Incluso suelen verse casos en donde se integran los equipos de trabajo, con base en la desocupación temporal del personal o de aquel que tenga el menor nivel de carga de trabajo en el momento.En estos casos, al “finalizar el proyecto” –cito entre comillas– y con gran pena, los resultados esperados por la organización rara vez son los alcanzados por el proyecto.
De acuerdo con información de Gartner y de diversas encuestas realizadas en la materia [1], alrededor del 20 % de los proyectos que se inician, terminan obteniendo los objetivos planteados, en el tiempo y con los recursos estimados.Sí, tan sólo un 20 %. Habremos de coincidir que esta situación resulta, por mucho, demasiado grave.
El proyecto y el equipo de proyecto
De acuerdo con algunos marcos de mejores prácticas (el PMBoK® [2 o PRINCE2® [3]) un proyecto es: “Una organización o esfuerzo temporal que se crea o realiza, para entregar uno o más productos, servicios o resultados duraderos, de acuerdo con una necesidad regularmente documentada en un caso de negocio”. La norma ISO21500[4] lo define como: “Un conjunto único de procesos (…) para lograr los objetivos del proyecto”. Para efectos de nuestra reflexión, usaremos la primera definición.
En esa enunciación, como se podrá notar, no se habla puntualmente de la necesidad de contar con un equipo de proyecto (o personas), que esté de acuerdo con las características y demandas del esfuerzo a realizar, para generar los entregables del proyecto.Sin embargo, en la definición sí se habla de una organización, concepto que implica, una o más personas organizadas entorno al logro de un objetivo en común y que por consecuencia, deberían estar familiarizados o, mejor aún, involucrados con sus entregables.Este simple hecho es el que debería servir de guía, para definir y asignar a las mejores personas para el equipo de proyecto, buscando con esto incrementar la probabilidad de éxito.
Importancia para la ejecución del proyecto
Si se hace una búsqueda en internet sobre algunas de las razones por las que fracasan los proyectos o bien, los factores que se deberían considerar para el éxito de los mismos, se podrán encontrar entre algunos de estos los siguientes (carencia o presencia según el caso):
·La definición de los objetivos.
·La planeación de las actividades y sus recursos.
·La estimación de tiempos y los riesgos.
·La comunicación y el control.
·Los equipos de trabajo o la identificación de los grupos de interés.
·La gestión de cambios, entre muchos otros.
En mi opinión, cualquiera que sea la razón de fracaso o el factor de éxito, este podrá ser superado siempre y cuando se cuente con las personas adecuadas en el equipo de proyecto y viceversa, si todos los factores de éxito son correctamente considerados pero no el del equipo de proyecto, eventualmente la planeación, la comunicación, el control y todos los demás factores, se degradarán o perderán en perjuicio de los resultados esperados por el proyecto.De aquí que me atreva a recalcar la importancia que tiene el equipo de proyecto, para el éxito o fracaso del mismo.
Reflexión final: ¿éxito o fracaso del proyecto?
El éxito o fracaso de un proyecto nunca está garantizado al 100 %, incluso si se incorporan mejores prácticas para su gestión, siempre hay riesgos que pueden comprometer el logro de los objetivos del proyecto.Por esta razón, se recomienda atender los lineamientos básicos definidos para la gestión de proyectos, sin importar si se trata de una gestión tradicional (o en cascada) o de una gestión ágil (o progresiva y en iteraciones); siempre hay pautas que se deben vigilar, para incrementar la probabilidad de éxito del proyecto y una de ellas es la correcta integración del equipo de proyecto.
El mejor equipo para un proyecto será aquel que reúna a las personas y las personalidades, con los atributos necesarios para la naturaleza del esfuerzo a emprender.
[1] Para su consulta en revista Gerencia [emb.cl/gerencia] (Sucre, Chile) y ConexiónEsAn [esan.edu.pe/conexión], de la Universidad ESAN (Lima, Perú).
[2]PMBoK® Guide: A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Project Management Institute (PMI), 2017.
[3]PRINCE2®: Managing Successful Projects with PRINCE2®. Axelos Global Best Practice, 2017.
[4] Disponible en Portal de normas ISO, en iso.org/standard/50003.html