Marco Antonio Sánchez Castañeda. Licenciado en Economía por la UNAM y maestro en Finanzas por la Universidad Anáhuac del Norte. Cursó los diplomados en Administración de Proyectos del ITAM y Desarrollo Humano Organizacional de la Universidad Iberoamericana. En la parte tecnológica se ha ocupado de temas como Microsoft Project 2007/2010/2013, Portafolio Server 2013 y Cristal Xcelsius. Cuenta con un amplio conocimiento del Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones y Seguridad de la Información (MAAGTICSI); A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), y de los estándares internacionales: COSO, ISO38500, ISO31000, ISO27000 COBIT, ITIL, CMMI, TOGAF, Balanced Scorecard (BSC). Actualmente es funcionario de Infotec.
En la actualidad es muy común oír en las organizaciones sobre técnicas, estándares prácticas y metodologías de trabajos, algunas se enfocan directamente a los procesos, otras a la gente y otras más a ambos, todos con un fin en común: obtener el mayor valor del negocio con el mejor aprovechamiento de los recursos.
Todos coincidimos que esto no es nuevo; la humanidad ya tiene un desarrollo tangible y es porque en todo momento se innova. Se buscan nuevos productos (bienes y servicios), así como nuevas formas de trabajo y administración que cubran con mejor calidad la necesidad de los clientes.
El momento en que se encuentran las organizaciones marca la gran diferencia a lo que hoy vivimos, me parece que es cuando el Internet deja de ser únicamente un recurso de los sistemas militares y pasa a ser un recurso fundamental en las economías de los países; este cambio trae consigo nuevas formas o técnicas de trabajo, de comercio y de relación humana.
En las últimas dos décadas el dinamismo de las economías mundiales ha presionado a las organizaciones a salir del statu quo de su administración o gestión con el fin de alcanzar sus objetivos (tener gente mejor preparada, procesos más eficientes, herramientas con mejor desempeño, clientes más satisfechos y leales, finanzas más sanas y una alta eficacia en la rendición de cuentas).
Importancia del management en las organizaciones públicas y privadas
Sin duda es esencial principalmente en las oficinas de administración de proyectos, conocidas de forma común como PMO (Project Management Office, por sus siglas en inglés).
El management, más que ser una administración o gestión, se apropia de un campo más amplio, la gente. Hoy podemos observar una convivencia laboral de tipo multigeneracional (baby boomer, generación X, <i>millennials</i> o generación Y, a los que pronto se sumará la generación Z) y multicultural (diversas nacionalidades), lo que detona ambientes laborales inciertos, complejos y retadores para la labor de los directivos de las organizaciones al querer cumplir sus estrategias.
El reto es implantar sistemas holísticos donde converjan en un esfuerzo conjunto, una actuación eficaz y eficiente de la gente hacia los objetivos y valores del negocio; para ello es importante definir estructuras adecuadas, dar formación al personal y adoptar técnicas de trabajo apegadas al perfil de la organización. Todo ello con el fin de asegurar la evolución de la misma.
El management en la PMO
Hay tres temas fundamentales que toda organización pública o privada debe cumplir: evolución, generación de valor y rendimiento de cuentas, tareas nada fáciles, pero sí complejas. Esto se logra en gran medida con la ejecución de proyectos acuñados en la estrategia empresarial. Los proyectos en las organizaciones son el principio de la evolución, la base del cambio, el soporte de la presencia en el mercado, la referencia al cumplimiento normativo, el embate al riesgo.
En general, los proyectos son generadores del desarrollo, la innovación y el éxito. Se puede decir que han existido desde el origen de la humanidad, aun cuando no se les conociera con ese nombre. Todo esfuerzo de trabajo basado en la estrategia para desarrollar algo único es un proyecto, por lo que ha sido necesario desarrollar metodologías, disciplinas, prácticas, estándares y herramientas tecnológicas que garanticen una eficiente ejecución y administración de aquellos.
Es importante señalar que Bernard Schriever, pionero en esta disciplina, desarrolló el concepto de “concurrencia”, integrando todos los elementos del plan de desarrollo en un solo programa y presupuesto, ejecutándolos en paralelo y no secuencialmente. Consiguió de esta forma reducir de manera considerable los tiempos de ejecución de los proyectos Thor, Atlas y Minuteman.
Por lo anterior, el tema de la administración de proyectos y la labor de la PMO (coordinar esfuerzos, controlar, dar seguimiento, formar gobierno y reportar los resultados) tienen cada vez más presencia en la administración pública y privada.
La labor de la PMO no es sencilla, toda vez que un proyecto es único, con esfuerzos específicos, presupuestos y tiempos limitados. Además que tiene el reto de entregar productos con calidad que satisfagan la necesidad del cliente y usuarios, así mismo tratar con equipos multidisciplinarios dentro del proyecto y de la organización. Para lograr su fin adopta técnicas, estándares, mejores prácticas, que proponen investigadores especializados en el tema, con el fin de que formule su gobierno (procesos, reglas y mecanismos) e interactúe con toda la organización.
Hoy el debate en las organizaciones y en la PMO está dirigido a qué práctica y herramienta tecnológica se deben utilizar (¿las tradicionales o las ágiles?), no hay una verdad absoluta para ello. En mi experiencia lo que hasta hoy se ha logrado en esta materia debe ser reconocido y reutilizado. Se debe de replantear la metodología tomando en consideración el actual perfil de la organización y de su estrategia, adicionar disciplinas como strategic planning, management, project valuation, y considerar incorporar a los responsables de la PMO a una comunidad de administración de proyectos.
Modelo actual y evolución de las PMO
En la parte superior encontramos a la autoridad del conocimiento (sólo es una muestra); en seguida están los mentores, grupos enfocados a difundir el conocimiento; en un tercer plano están los líderes que trabajan en especializarse en la administración de proyectos y dirección de la PMO; en cuarto plano encontramos a los interesados, distintos grupos de una organización que participan en los proyectos de forma directa e indirecta, es decir, son las áreas de la organización que proporcionan los recursos a los proyectos o dan su patrocinio a éstos.
Con ello podríamos decir que el tema está cubierto, por lo que no debería ser compleja ni retadora la tarea de las PMO. Sin embargo se considera, atendiendo las recomendaciones del management y de sus profesionales, que el modelo actual requiere ser asesorado, actualizado y preparado de forma constante. Deben participar en un intercambio de conocimiento, toda vez que los productos cada día tienen una vida más corta, al igual que los supuestos, las teorías, así como los modelos de empresas y de negocios se vuelven obsoletos.
No es fácil contar con lo anterior bajo el modelo actual, ya que se requerirá de mayor tiempo de los directivos para asesorarla, tiempo que en lo general no está disponible, mayor acompañamiento de las demás áreas de la organización, sin embargo, hay aquí una doble complejidad: los tiempos que nadie tiene y el bajo conocimiento en la materia.Al no contar con lo anterior el management no está cubierto y la PMO no genera el valor demandado.
Recientemente se están incorporando a esta labor las comunidades de PMO, organizaciones que agrupan a profesionales con un interés común en este tema. Sus miembros son líderes de las mismas, ejecutivos, consultores, maestros, estudiantes, gerentes de proyectos, entre otros, que comparten experiencias y conocimientos, contribuyendo a su evolución. Su misión es apoyar el desarrollo profesional de sus miembros a través del apoyo mutuo, la creación de redes, la investigación avanzada y un intercambio intensivo de experiencias. Hasta ahora únicamente cuenta con parte del management: hay que seguir trabajando en su evolución.